תכנון, עיצוב ובנייה של משרד חדש הם שלבים בתהליך ארוך שכולל בתוכו פעולות רבות הקשורות לא רק לנוחיות העובדים וליצירת סביבת עבודה נכונה ונעימה, אלא גם לווידוא שהמשרד החדש יהיה בטוח ובטיחותי הן עבור העובדים שיגיעו אליו מדי יום והן עבור המבקרים, האורחים או הלקוחות. ישנם חוקים ותקנות בנוגע לשמירה על בטיחותם של עובדים ושוהים בכל משרד או ארגון וחשוב להקפיד על הימצאותם של אביזרי בטיחות כפי שנדרש.
תכנון משרדים לא יכול להתבצע ללא קביעת דרכי מילוט בשעת חירום, פרסום הודעות בנוגע להתנהגות בעת שריפה או ווידוא כי כל מי שנמצא במשרד יודע היכן נמצא ציוד התגוננות – מטפי כיבוי אש, מה המשמעות של אזעקה המופעלת בתוך הבניין ואיך פועלת מערכת כיבוי האש. בחברות או מקומות עבודה גדולים שמועסקים בהם הרבה מאד עובדים ישנו תפקיד של ממונה בטיחות שפרסום הודעות אלה נכלל תחת הסמכויות שלו.
אביזרים לשמירה על בטיחות העסק והעובדים
כאמור, ישנם כמה אביזרים ומערכות שחובה להתקין על מנת לשמור על בטיחות העובדים במשרד:
- מטפי כיבוי אש – חייבים להיות מותקנים בכל קומה וחשוב שכל העובדים יידעו על מיקומם. על פי הדרכות תקופתיות יידעו העובדים איך להפעיל את המטף ומתי יש לעשות בו שימוש.
- מערכת ספרינקלרים – מדובר במערכת מתזים הממוקמים בתקרת המשרד ובעת שריפה יתיזו זרנוקי מים על מנת להחליש את עוצמת האש או אפילו לכבות את השריפה לגמרי.
- מערכות גילוי אש ועשן – כיום מדובר על מערכות מתוחכמות המבוססות על מחשבים וחשוב להתאים את המערכת לגודל המשרד, למספר העובדים ולאופי הפעילות בו.
- ציוד לכיבוי שריפות אוטומטי – אביזרים המתאימים לשימוש בחדרים בעלי חשיבות אסטרטגית כמו חדרים שיש בהם שרתים או לוחות חשמל.
- מערכת כריזה לשעת חירום – מערכת של רמקולים לשימוש על מנת להודיע הודעות בקול רם וכך לוודא שכל העובדים והשוהים בבניין שומעים ומבינים את המשמעות.
- מערכת תקשורת עבור לוחמי האש – מדובר במערכות המתאימות להתקנה בבניינים גדולים ורבי קומות. לוחמי האש שיגיעו למקום יוכלו להיות בקשר זה עם זה גם אם אין הם נמצאים קרוב האחד לשני.
הקפדה על התקנת מערכות – שמירה על החיים!
אמנם בשגרה אין צורך לעשות שימוש באביזרים אלה ובמערכות המיועדות לשימוש בשעת חירום. יחד עם זאת – חשוב מאד שהעובדים יעברו הדרכות תקופתיות וכך יידעו מה לעשות בעת הצורך. בארגונים ומשרדים רבים נהוג לבצע תרגיל מדי פעם, בין אם בהודעה מראש ובין אם בהפתעה על מנת לבדוק את הידע של העובדים וכך לוודא שהם יודעים בדיוק מה עליהם לעשות ואיך להפעיל את ציוד החירום.
דבר נוסף שכדאי וחשוב לעשות הוא להעביר מבחן את כלל העובדים והמנהלים על מנת לבדוק מדי פעם את רמת הידע שלהם וכך לבדוק שהם זוכרים את ההנחיות ויודעים מה עליהם לעשות. כאשר בוחנים את המבחנים והתשובות שנכתבו על ידי העובדים קל יותר להבין על מה כדאי לשים את הדגש ואילו נושאים להעביר בהדרכות הבאות.
כדאי מאד לשתף את העובדים – החל מההנהלה וכלה באחרון העובדים – בחשיבות של ידיעת ההתנהלות בשעת חירום וגם להתאים אותה לזמנים. במידה ויש חשש למתקפה או להישמע אזעקה – יש לפעול כך שהעובדים יידעו בדיוק מה עליהם לעשות ולאן עליהם להגיע על מנת להיות מוגנים ולשמור על שלומם. בזכות הידע החשוב אפשר יהיה לשמור על חייהם ושלומם של כל הנוכחים במקום.